Если вы получили приглашение на иногороднее мероприятие и хотите компенсировать затраты за счёт университета, то следуйте инструкции:
- Мероприятие должно нести соревновательный характер (олимпиада, кейс-чемпионат, хакатон и т.п.). Участие в форумах, школах и т.п. не компенсируется.
- До начала мероприятия должно быть не менее двух недель.
- Приглашение должно быть от организаторов в виде официального письма на имя ректора или проректора СПбПУ. В письме должны быть указаны ваши фамилия, имя, отчество. Организаторам необходимо направить письмо на почту office@spbstu.ru, поставив в копию infoimmit@spbstu.ru. Письмо должно пройти в университете регистрацию как входящее и дойти до дирекции ИММиТ (часто это занимает много времени).
- Пока письмо идёт, напишите в личные сообщения группы ИММиТ следующую информацию:
- примерную сумму, необходимую на поездку (университет может оплачивать только проезд и проживание);
- даты выезда из Санкт-Петербурга и возвращения.
- После согласования компенсации с нашей стороны издаётся приказ о вашей командировке/поездке. После выхода приказа вы самостоятельно приобретаете билеты и бронируете проживание.
- Поезд — только плацкарт или сидячие места (не выше 2 класса). Купе и СВ не компенсируются.
- Самолет — только эконом‑класс. Посадочные талоны обязательно сохраните.
- Автобус — если покупаете билет через сайт‑агрегатор (например, Tutu.ru), дополнительно сохраните документ о бронировании с сайта и сам билет.
- Такси — компенсируется только при выезде или возвращении в период с 00:00 до 06:00.
- Проживание — гостиница, хостел или общежитие (проживание в одноместных номерах не выше первой категории класса «Стандарт»). Обязательно попросите квитанцию на ваше имя.
- Дополнительные услуги (страхование, выбор места, смс-оповещение и т.д.) возмещению не подлежат. В случае утери посадочного талона необходимо предоставить оригинал справки о совершении перелета.
- После возвращения у вас есть 3 рабочих дня на подготовку документов для компенсации. Пакет документов включает:
- приказ о вашей поездке;
- отчет;
- кассовые чеки с QR-кодом и дополнительные документы по видам транспорта:
- для самолёта — маршрутную квитанцию и посадочные талоны со штампом о досмотре;
- для поезда — билеты;
- для автобуса — билеты и подтверждение бронирования, если через агрегатор;
- для такси — отчёт из приложения.
- по проживанию — кассовый чек с QR-кодом, оригинал счета/справки/выписки из гостиницы. При онлайн-бронировании: оригинал справки из гостиницы, ваучер.
- В отчете необходимо указать ссылку на публикацию новости о вашей поездке. Чтобы получить ссылку, подготовьте материал по шаблону (о вашей поездке) и предоставьте 2–3 фотографии горизонтального формата в личные сообщения группы ИММиТ.
- После получения ссылки распечатайте заполненный отчёт, подпишите его сами и отдайте на подпись директору вашей Высшей школы. Затем весь пакет документов принесите в 239 кабинет 1-го учебного корпуса.